SAPSOL S.à.r.l., agissant en tant que collecteur et contrôleur des données pour fonctionner efficacement et vous fournir (toute personne concernée en relation avec SAPSOL S.à.r.l.) les meilleurs services.

En effet, dans le cadre de nos services, nous recueillons, recevons et traitons des informations personnelles (c’est-à-dire toute information relative à des personnes vivantes) sur des clients existants et anciens, des prospects, des contreparties, des conseillers, des prestataires de services, des fournisseurs, des régulateurs des autorités publiques et d’autres personnes, y compris leurs représentants respectifs, les membres, les membres du personnel et les agents, que nous ayons ou non une relation contractuelle avec l’un d’entre eux ou l’entité qu’ils représentent ou pour laquelle ils travaillent.

C’est pourquoi, SAPSOL S.à.r.l. s’engage à protéger votre vie privée. L’avis de confidentialité couvre la manière dont nous pouvons collecter, utiliser, partager, protéger et conserver les informations vous concernant, ainsi que les droits auxquels vous avez droit à cet égard.

1. Principes - responsable du traitement de vos informations personnelles :

Comme l’exige la législation applicable en matière de protection des données, nous vous informons que nous sommes le contrôleur des informations personnelles que nous collectons, recevons et traitons à votre sujet.

Nous pouvons également agir en tant que sous-traitant dans des circonstances exceptionnelles où nous recevons des instructions strictes et détaillées pour traiter les informations personnelles pour le compte de tiers ;

Le « RGPD » est le Règlement général sur la protection des données – Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données et toute autre loi statutaire nationale ou supranationale qui nous est applicable.

Les « Données Personnelles » sont les informations de tout type quel que soit le type de support, y compris le son et l’image, relatives à une personne physique identifiée ou identifiable (personne concernée).

2. Les informations recueillies :

Pour fournir ses services, SAPSOL S.à.r.l. a besoin de collecter et de traiter certaines informations vous concernant. Les données collectées dépendent du contexte de vos interactions avec SAPSOL, des choix que vous faites y compris les services qui vous sont fournis.

Il est à noter que vous avez des choix concernant les données que nous collectons. Lorsqu’il vous est demandé de fournir des données personnelles, vous pouvez refuser. Si vous choisissez de ne pas fournir les documents nécessaires pour fournir le service, SAPSOL S.à.r.l. pourrait ne pas être en mesure de fournir le service.

3. Source et catégories de données traitées :

Nous sommes susceptibles d’obtenir des renseignements personnels sous forme papier ou par voie électronique à partie d’une ou plusieurs sources.

Lorsque vous nous contactez directement en tant que personne concernée ou indirectement par l’intermédiaire de personnes que vous demandez de nous contacter en votre nome ou lorsque vous nous fournissez vos coordonnées, nous obtenons les informations personnelles de votre part. Ce sera généralement le cas lorsque vous nous contactez pour nous demander des services ou lorsque vous assistez à des évènements que nous organisons.

Les informations peuvent également provenir de tiers. Cela inclut nos clients, prospects, contreparties, conseillers, prestataires de services, fournisseurs, régulateurs, autorités publiques que nous ayons ou non une relation contractuelle avec l’un d’entre eux ou l’entité qu’ils représentent ou pour laquelle ils travaillent.

En règle générale, toute personne avec qui nous entretenons une relation d’affaires peut nous fournir des renseignements personnels vous concernant.

Nous ne pouvons pas toujours contrôler l’étendue des informations personnelles qui nous sont fournies ou rendues accessibles par vous et des tiers. Les dossiers, documents, ententes et correspondances (sans limitation quant au type de soutien) qui nous sont fournis peuvent contenir des renseignements personnels que nous n’avons pas spécifiquement demandés ou dont nous n’avons pas besoin aux fins prévues.

Nous ne sommes pas en mesure de contrôler l’étendue des informations personnelles qui nous sont fournies ou rendues accessibles par vous et des tiers.

Néanmoins, les données que nous collectons et traitons peuvent inclure les éléments suivant, mais sans s’y limiter :

Outre les catégories de données mentionnées ci-dessus, SAPSOL S.à.r.l. garantit que, sauf dans la mesure limitée qui peut être nécessaire dans le cadre de l’emploi et dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec un client, ou du respect des obligations légales, nous ne demandons ni ne collectons de catégories particulières de données sensibles (c’est-à-dire des informations personnelles spécifiant les infractions pénales/condamnation, l’état de santé, les données biométriques ou génétiques, l’origine sociale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou les informations précisant la vie sexuelle de l’individu).

4. Recueillement des données :

Cet avis de confidentialité s’applique aux données personnelles, c’est—à-dire aux informations que SAPSOL S.à.r.l. collecte auprès de vous et d’autres tiers qui vous identifient spécifiquement en tant qu’individu. SAPSOL S.à.r.l. peut collecter vos données personnelles de différentes manières.

Informations que nous collectons automatiquement lorsque vous utilisez notre site : lorsque vous utilisez notre Site Web, nous collectons automatiquement, par le biais de Cookies, les informations suivantes :

Les cookies sont de petit morceaux de texte qui sont téléchargés sur votre ordinateur ou d’autres appareils connectés à internet lorsque vous visitez un site Web. SAPSOL S.à.r.l. utilise des cookies sur son site Web pour améliorer son expérience utilisateur globale.

Données personnelles que nous collections lorsque vous faites affaire avec SAPSOL : nous pouvons collecter et traiter vos données lorsque vous faites affaire avec nous. « Données personnelles » désigne les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable que SAPSOL reçoit au nom des personnes concernées.

Données personnelles que nous obtenons d’autres sources : nous pouvons également obtenir périodiquement des informations personnelles et non personnelles vous concernant auprès des sociétés affiliées, partenaires commerciaux ou autres sources tierces de SAPSOL lorsqu’ils sont légalement autorisées à partager ces informations avec nous, et les ajouter aux informations que nous détenons déjà à votre sujet, telle que, mais sans s’y limiter :

• mise à jour de l’adresse professionnelle,

• données d’identification,

• informations financières,

• informations contractuelles

Finalités de la collecte, de l’utilisation et du traitement des données :

Pour que le traitement soit licite en vertu du RGPD, une base légale doit être identifiée avant que les données personnelles ne soient traitées.

Nous utilisons ou pouvons utiliser vos données personnelles aux fins suivantes conformément à la base légale du RGPD :

• Pour pouvoir fournir le service que vous avez demandé. Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat.

• Pour vous fournir des informations, l’accès aux ressources ou autres services que vous nous avez demandés au nom de votre organisations. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat.

• Pour vous envoyer des communications liées au service à la clientèle (marketing). Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivi par le responsable du traitement. Le traitement est basé sur votre consentement à recevoir des communications marketing.

• Pour traiter des informations que vous envoyez à SAPSOL et répondre à vos questions, demandes et plaintes. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat. Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale.

• Pour remplir nos obligations légales, notamment en ce qui concerne la LBC/FT (y compris KYC) et le MAR. Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale.

• Pour mener à bien le processus de recrutement. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat.

• Pour promouvoir nos évènements via des photos et des vidéos divulguées sur nos réseaux sociaux. Le traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement ou par un tiers.

• Gérer l’infrastructure et les opérations commerciales de SAPSOL et se conformer aux politiques et procédures internes. Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers.

• Pour se conformer aux règles, lois et règlements, codes de pratique ou lignes directrices applicables ou pour aider l’application de la loi et aux enquêtes menées par les autorités compétentes. Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale.

Nous pouvons vous contacter et demander votre consentement par courrier, téléphone, fax, vidéoconférence, e-mail ou autre service de messagerie électronique pour vous informer d’évènements spéciaux, de nouvelles fonctionnalités ou d’autres informations susceptibles de vous intéresser en fonction de votre interaction avec SAPSOL ou à certaines fins spécifiques. Lorsque la loi applicable l’exige, votre consentement préalable sera obtenu avant de vous envoyer du marketing direct et vous pouvez vous opposer ou refuser de recevoir des messages marketing de SAPSOL S.à.r.l. à tout moment, sans que cela n’affecte le traitement effectué avant ce retrait et sans préjudice de toute conservation ou traitement qui pourrait nous être exigé par la loi. Pour vous désabonner des communications marketing, vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse e-mail de SAPSOL S.à.r.l. Pour les e-mails, vous pouvez également vous désinscrire en écrivant à l’adresse e-mail de SAPOSL S.à.r.l.

SAPSOL ne vend en aucun cas vos informations à des tiers.

5. Partage des données personnelles :

Selon la nature et la portée de notre mission ou du service qui nous est demandé, SAPSOL S.à.r.l. partage vos données personnelles si nécessaire pour rendre tout service que vous avez demandé ou autorisé. La société SAPSOL S.à.r.l. peut transférer des informations personnelles à l’étranger dans la mesure où une telle transmission est jugée raisonnablement nécessaire ou souhaitable pour satisfaire aux objectifs ou aux missions confiées, y compris en dehors de l’Union Européenne / Espace Economique Européen, dans des pays non reconnus par la commission européenne comme ayant un niveau adéquat de protection des informations personnelles.

Les informations personnelles peuvent être envoyées ou consultées à partir de tout pays où :

• Cela est nécessaire ou utile dans le cadre de nos services

• Nous voyageons (puisque nous pouvons accéder à nos fichiers à distance via des appareils mobiles ou en utilisant un réseau privé virtuel sécurisé),

• Pour l’exécution du contrat que nous avons avec la personne concernée ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée,

• Si cela est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat conclu dans l’intérêt de la personne concernée entre le responsable du traitement et une autre personne physique ou morale

• Si cela est nécessaire pour des raisons importantes d’intérêt public ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (y compris, par exemple, pour se conformer aux lois qui nous sont applicable, à une injonction gouvernementale ou judiciaire qui nous est faite,

• Avec le consentement explicite de la personne concernée,

SAPSOL S.à.r.l. peut également partager vos données personnelles avec votre consentement, notamment aux fins suivantes dans la mesure où une telle divulgation ou transmission est jugée raisonnablement nécessaire ou souhaitable pour satisfaire les objectifs ou à la demande légitime de nos clients, les personnes concernées ou les tiers avec lesquels nous traitons dans le cadre de nos services et activités de marketing :

• Recrutement,

• AML/CTF y compris KYC (tiers, y compris, mais sans s’y limiter, les notaires, les agents de domiciliation, les banques, les commissaires aux comptes,…

6. Divulgation des données personnelles :

Divulgation de vos données personnelles :

• Fournisseurs de services : nous pouvons divulguer/transférer vos données à des tiers, y compris des fournisseurs de services cloud, que nous appelons fournisseurs de services iniquement dans la mesure nécessaire pour permettre à ces fournisseurs de services de fournir des services à SAPSOL S.à.r.l. et pour nous aider à vous fournir des services. La politique de SAPSOL est de maintenir des contrats avec tous les tiers auxquels nous divulguons/ transférons ces informations personnelles, afin de restreindre leur accès, leur utilisation et leur divulgation des données personnelles. En fait, les fournisseurs de services doivent respecter nos exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données et ne sont pas autorisées à utiliser les données personnelles qu’ils reçoivent de notre part à d’autres fins que la fourniture des services à SAPSOL et l’assistance pour vous fournir des services.

• Tiers au Luxembourg ou à l’étranger : nous pouvons divulguer/transférer vos données à des tiers tels que l’administration et les autorités publiques, les établissements bancaires, les notaires et conseillers professionnels de SPASOL S.à.r.l.

• Sûreté, sécurité et respect de la loi :nous accéderons, transférons, divulguerons et conserverons les données personnelles pour nous conformer à la loi applicable ou répondre à des citations à comparaître, des ordonnances judiciaires ou toute autre procédure judiciaire valide, pour des raisons liées à la sécurité nationale, pour nous défendre contre des réclamations légales, pour protéger les droits et la sûreté de SAPSOL, employés ou autres. Cela peut impliquer le partage de vos données avec les forces de l’ordre, les agences gouvernementales, les tribunaux et autres organisations.

• Consentement :nous pouvons partager vos données par d’autres moyens et à de nouvelles fins si vous nous avez demandé de le faire et avez consenti à un tel partage.

Les photos ou vidéos prises lors d’évènements que nous organisons ou auxquels nous participons sont susceptibles d’être publiées, sous format papier ou électronique, y compris sur internet (tels que communiqués de presse, journaux et magazines nationaux et internationaux, notre site Web et les réseaux sociaux tels que YouTube, Linkedin et Facebook). Ainsi, lorsque vous acceptez d’apparaître sur une photographie lors de nos évènements, nous considérons que vous acceptez la production et la publication de votre image.

Ces destinataires peuvent être situés à l’intérieur et à l’extérieur de l’Union européenne. Vos données personnelles ne seront pas transférées vers un pays en dehors de l’Union européenne qui n’assure pas un niveau de protection adéquat, sauf si vous nous avez donné votre autorisation préalable ou si des mesures spécifiques (telles que des arrangements contractuels adéquats) ont été prises par nous ou si les entreprises concernées ont des règles d’entreprise contraignantes afin de garantir que les exigences de la loi applicable en matière de protection des données ont été respectées.

7. Accès aux données personnelles :

SAPSOL S.à.r.l. veille à ce que vous puissiez exercer vos droits à tout moment . SAPSOL traitera toute demande dans la limite de ses moyens techniques et organisationnels.

Il s’agit notamment des éléments suivants :

• Droit de confirmation :obtenir de notre part la confirmation que des informations personnelles les concernant sont traitées ou non,

• Droit d’accès à vos informations personnelles : si vous souhaitez consulter les données personnelles et les informations pertienentesque nous détenons, collectons et traitons à votre sujet, veuillez nous en informer en nous contactant sur l’adresse e-mail de SAPSOL, info@sapsol.dev

• Droit de rectification : si les données que nous détenons, collectons et traitons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de mettre à jour oucompléter ces données à tout moment en nous contactant par l’adresse e-mail de SAPSOL, info@sapsol.dev

• Droit à l’effacement : si, à tout moment, vous décidez que vous ne souhaitez pas que nous conservions les données personnelles que nous avons collectées auprès de nous, vous pouvez nous demander de supprimer vos données en nous contactant via l’adresse e-mail de SAPSOL. Nous prendrons les mesures raisonnables pour répondre à votre demande conformément aux lois applicables.

• Droit à la limitation du traitement : si vous souhaitez demander à SAPSOL de restreindre ou supprimer le traitement des données personnelles à l’avenir, veuillez-vous adresser à l’adresse e-mail de SAPSOL. Vous ne devez obtenir le droit à la limitation du traitement que dans la mesure du possible, conformément aux lois applicables.

• Droit d’opposition : si vous souhaitez vous opposer au traitement des données personnelles les concernant fondé sur la satisfaction des intérêts légitimes que nous poursuivons, à tout moment. Si ce droit est exercé, nous ne traiterons plus les informations à caractère personnel, sauf si nous démontrons des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée ou pour la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Veuillez – nous contacter par l’intermédiaire de l’adresse e-mail de SAPSOL, info@sapsol.dev. Nous examinerons votre objections et nous nous y conformerons à moins que nous n’ayons un motif légitime impérieux tel que permis par la loi applicable.

• Droit à la portabilité des données : vous pouvez avoir le droit de faire transmettre vos données personnelles directement de notre part à un autre responsable du traitement uniquement lorsque vous nous avez demandé de le faire et que vous avez consenti à un tel partage, et lorsque cela est techniquement possible dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine. Si vous souhaitez exercer ce droit, nous vous remercions de nous contacter à l’adresse e-mail de SAPSOL, info@sapsol.dev

• Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : lorsque vous estimez que vos données sont traitées d’une manière non conforme au RGPD, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente comme suit : Luxembourg – Commission Nationale pour la Protection des Données, (CNPD). Vous pouvez le faire via le formulaire de plainte de la CNPD, disponible à l’adresse suivante : http://cnpd.public.lu/en/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html.

Pour exercer leurs droits, les personnes concernées peuvent envoyer une demande écrite à info@sapsol.dev.

Si vous ne souhaitez pas que votre image soit capturée ou divulguée, vous devez nous en informer avant l’évènement à info@sapsol.dev ou pendant l’évènement en approchant l’un des organisateurs. Dans le cas contraire, nous considérerons que nous avons votre accord pour traiter votre image aux fins divulguées dans les présentes.

8. Comment vos données sont-elles protégées :

SAPSOL S.à.r.l. reconnaît votre confiance et s’engage à protéger les données que vous nous fournissez. SAPSOL S.à.r.l. accorde une attention particulière à l’éthique du travail à domicile. Nous évitons toute copie papier à emporter à la maison et exigeons de nos employés que toute tâche nécessitant l’utilisation des copies papier soit effectué à partir du bureau. Nous maintenons des mesures de sécurité organisationnelles, physiques et techniques appropriées (y compris en ce qui concerne le personnel, les installations, le matériel et les logiciels, le stockage et les réseaux, les contrôles d’accès, la surveillance et la journalisation, la détection des vulnérabilités et des violations, la réponse aux incidents, le cryptage des données personnelles) pour protéger contre l’accès non autorisé ou accidentel, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction des données personnelles.

9. Notification d’une violation de données personnelles :

Lorsque SAPSOL S.à.r.l. agit en tant que responsable du traitement, elle informera son client de toute violation de données à caractère personnel par SAPSOL, ses sous-traitants ou tout autre tiers agissant pour le compte de SAPSOL sans retard injustifié, uniquement lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés du client.

10. Durée de conservation des données personnelles :

SAPSOL S.à.r.l. ne conservera vos données personnelles :

• Aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins auxquelles il était destiné, sous réserve toujours des délais de prescription légaux et des situations où les lois applicables exigent ou permettent que les renseignements personnels soient conservés pendant une certaine période après la fin de la relation commerciale ou contractuelle comme l’obligation légale de conserver les documents comptables pendant une période de 10 ans après la fin de l’exercice comptable auxquels ils se rapportent, la limitation contractuelle de responsabilité à l’égard des mandats des clients après 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle concernée, justifiant que nous conservions les documents relatifs à nos missions ou objectifs pendant cette période,

• Aux fins de l’exécution d’une obligation contractuelle avec vous ou l’organisation que vous représentez et, par conséquent, à des fins commerciales légitimes,

Sans préjudice du caractère général de ce qui précède, les personnes concernées sont informées notamment que :

• Les informations personnelles traitées dans le but d’exécuter les services qui nous sont demandés seront conservées aussi longtemps que nous aurons besoin de conserver ces informations personnelles afin d’accomplir pleinement notre mission, sans préjudice de la possibilité de conserver des enregistrements de ces informations personnelles sur la base des délais de prescription légaux autorisés en droit civil ou pénal,

• Les informations personnelles traitées dans le but de respecter nos obligations légales et réglementaires peuvent être conservées sur la base des délais de prescription légaux (droit civil et pénal),

• Les informations personnelles traitées dans le but de traiter avec la gestion de la relation client seront conservées aussi longtemps que nécessaire ou utile pour l’exercice des services qui nous sont confiés.

Nous pouvons également conserver et traiter des informations personnelles après la fin de notre relation contractuelle et commerciale à des fins spécifiques telles que le respect des obligations légales et réglementaires ou la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice.

11. Attente :

Nous attendons de vous que vous nous informiez par écrit et sans retard injustifié des changements apportés aux informations que vous nous avez fournies ou à d’autres personnes à votre sujet, afin que nous puissions les tenir à jour.

Si vous nous fournissez des informations personnelles vous concernant (par exemple, des informations sur vos représentants, membres du personnel et agents respectifs, propriétaires effectifs, actionnaires, etc. ou sur un tiers), vous devez d’abord les informer de ce fait et vous assurer qu’ils reconnaissant que nous pouvons utiliser ces informations comme indiqué dans le présent avis de confidentialité. En particulier, vous devez leur fournir les informations relatives à leur droit en tant que personnes concernées. Nous supposons que ces tiers sont informés du traitement des informations personnelles les concernant que nous pouvons effectuer et de la divulgation de celles-ci à des tiers et pays comme décrit ci-avant et dans la mesure du nécessaire, vous avez obtenu le consentement écrit préalable de ces personnes concernées.

12. Modifications de la politique de confidentialité :

Nous nous réservons le droit de modifier le présent avis de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements apportés à la loi, à nos pratique de collecte des données et d’utilisation, et pour nous assurer qu’il est exact, complet et à jour. Nous vous conseillons de consulter cet avis de confidentialité périodiquement sur notre site Web. La dernière version sera toujours disponible.